AO-IC / AO-IB

De Administratieve Organisatie is de organisatie gezien vanuit een controllers- of accountantsbril. Een accountant ziet bedrijfsprocessen waarin risico’s verstopt zitten, controle nodig is (bijvoorbeeld om fraude of witwassen tegen te gaan) of scheiding van functies omdat er veel geld vloeit door deze processen.

Een belangrijke stap hierin is het vastleggen en beschrijven van de AO, dat tegenwoordig veel meer behelst dan simpel de financiële processen in kaart brengen. Immers: ICT of HRM spelen nu ook een belangrijke rol binnen organisaties. De AO kun je dus vergelijken met een goede blauwdruk van je organisatie.

In grote lijnen ziet zo’n blauwdruk er als volgt uit:

  • Het beschrijven van de processen;
  • Het vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op functie- en locatie en/of afdelingsniveau;
  • Het vastleggen van risico’s en maatregelen van interne controle (IC);
  • Het zorgdragen voor kwaliteitstoetsing, kwaliteitsverbetering en voortgangsbewaking;
  • Het zorgdragen voor managementrapportages rondom processen, risico’s en interne controle.

De Plan-Do-Check-Act cyclus is het bekendste voorbeeld van continue verbeteren. En wie processen kan beheersen, kan ze ook verbeteren. Wie alleen de processen controleert (voldoet het proces aan de gestelde eisen) doorloopt de cirkel maar voor driekwart, namelijk tot aan ‘Check’. Het proces is gecontroleerd, het voldoet aan de voorwaarden (of niet) en het wordt gerapporteerd aan het management. Dit is AO-IC.

Wie aan interne beheersing doet, doorloopt de gehele PDCA-cirkel. Er wordt dan ook daadwerkelijk gehandeld na aanleiding van de gevonden punten in het controleproces. Processen worden beheerst, er wordt geëvalueerd en geoptimaliseerd. Dit is AO-IB.

HOME